Imagina esta situación: Se acaba de confirmar un viaje de incentivo para un cliente importante, pero nadie de la agencia de eventos donde trabajas conoce esa zona, ni tampoco han tenido la oportunidad de organizar un evento con anterioridad allí. En estos casos, el primer paso de todos es acudir a la agenda de contactos de DMC‘s o agencias receptivas pero, ¿cuál será la mejor opción para ofrecer un excelente servicio? En este artículo te damos algunas claves para elegir una buena agencia receptiva de eventos.
A la hora de organizar una acción en un destino del que no hay un conocimiento o experiencia anterior, es fundamental contar con agencias especializadas en esa zona para ofrecer un excelente servicio sin sorpresas ni sobresaltos. A estas las llamamos agencias receptivas o DMC’s (siglas en inglés que hacen referencia a Destination Management Company). Para ello, os dejamos una lista de algunos factores que se deberían tener en cuenta:
- Comprobar que la agencia receptiva coincida o sea similar en valores, filosofía, y calidad de servicio con nuestra organización. Esta debe ser nuestro apoyo y no un entorpecimiento en nuestro objetivo.
- Capacitación y excelente manejo en temas de turismo de reuniones. En el pasado, los asistentes a estos eventos se limitaban a viajar, asistir a las reuniones, y realizar el viaje de vuelta sin apenas interactuar con el destino en cuestión. Hoy es completamente diferente: se busca ofrecer actividades que les haga integrarse con la cultura local, con su gastronomía, etc.
- Creatividad en las propuestas que generen una experiencia única para los asistentes. Es más común de lo que podemos imaginar encontrarnos con numerosas firmas que ofrecen exactamente las mismas actividades/tours entre ellas.
- Actitud positiva y proactiva en todo el proceso. Aunque lo ideal sería llegar a nuestro objetivo sin contratiempos, a veces nos topamos con cambios de último momento, por lo que se debe estar preparado y resolver la situación con agilidad.
- Honestidad de principio a fin. Van a ser nuestros ojos en el destino elegido, por lo que debemos establecer una relación honrada desde la primera toma de contacto con ellos, ser realistas en cuanto a los objetivos a cumplir, marcar los niveles de exigencia esperados, etc.
Y es que organizar un evento es una experiencia muy gratificante si sabemos cómo hacerlo. Es importante conocer las claves para elegir una buena agencia receptiva de eventos, porque de ella dependerá el éxito de la acción. Dada la experiencia y conocimiento del equipo de Vértigo Comunicación en Andalucía, trabajamos también como agencia receptiva para ofrecer nuestros servicios a aquellas organizaciones cuyos eventos se realicen en esta comunidad autónoma.
